Lønnskjøring
Om du aldri har kjørt lønn tidligere kan det være lurt å ta en prat med en regnskapsfører i forkant. Det kan være mye å tenke på når man har fått ansatte, og det å sette opp de ansatte riktig i systemet, utføre lønnskjøringen og levere a-melding er greit å få gjort på riktig måte. Feil du gjør vil ikke bare påvirke selskapet, men kan også få konsekvenser for den enkelte lønnstakers rettigheter, f.eks. hos NAV.

Denne artikkelen er laget før Lønnskjøring fikk oppdatert utseende. Funksjonaliteten er den samme, men utseende har fått store endringer. Se oppdatert beskrivelse her.

Trenger jeg regnskapsfører? Selv om du i hovedsak fører regnskapet selv kan du ha nytte av å sparre med en regnskapsfører. Avtal dere i mellom hvordan arbeidsfordelingen skal være.
Her ser du oversikt over innhold i artikkelen. Trykk på menypunktet for å hoppe til en bestemt del.
Opprette lønnskjøring
Avregning og utbetaling
Oppdatere skattekort
Feriepenger

Opprette lønnskjøring
Når du oppretter en lønnskjøring må du fylle inn en beskrivelse og velge periode og utbetalingsdato.



Velg hvilket skattetrekk som skal utføres på lønnskjøringen. Normalt vil du velge «Full skatt», men valget «Halv skatt(desember)» vil gi halv skatt på lønnsavregninger med månedslønn og ikke skatt for lønnsavregninger med 14-dagerslønn. Eventuelle unntak fra dette håndteres fra oppgitt skattekort. «Ikke skatt» bør kun benyttes for historikk og eventuelle korreksjoner da det ikke vil bli beregnet skatt med denne innstillingen.

Om det er en vanlig lønnskjøring kan du huke av for å inkludere faste poster og trekk, slik at disse automatisk blir utfylt i lønnskjøringen. Fjern haken om dette er en ekstra lønnskjøring hvor f.eks. månedslønn eller andre faste lønnsposter skal utelates.

Betaler du ut feriepenger kan du huke av for trekk i fastlønn, se mer om dette under feriepenger.

Disse innstillingene vil gjelde for alle lønnsmottakere i kjøringen.



Når du lagrer vil ansatte med faste poster dukke opp. Om det er faste poster som ikke skal være med må du sjekke innstillingene på den enkelte ansatte under Lønn -> Ansatte.
Skal du betale lønn til ansatte som ikke dukker opp kan du søke etter dem ved å trykke Hent ansatt.

Legg til eventuelle lønnsarter som ikke er fast satt opp for den ansatte, og husk å oppdatere skattekort om du har nye ansatte eller det er lenge siden sist.

Avregning og utbetaling
Når du har fylt ut alle lønnsposter kan du gå videre ved å trykke på Avregn øverst til høyre. Om du ønsker en oppsummering før du avregner kan du velge Kontroller i menyen i stedet.



Når lønnskjøringen er avregnet blir forskuddstrekk, arbeidsgiveravgift (AGA) og grunnlaget for feriepenger oppdatert.
Neste steg er å bokføre lønnskjøringen og opprette utbetalingene.



Etter at du trykker bokfør får du opp innstillinger for bokføringen.

Bokføringsdatoen skal være den samme som utbetalingsdatoen, og denne trenger du ikke å endre.
Nummerserien trenger du ikke å endre om dere ikke har satt opp et eget oppsett for dette.

Dere trenger heller ikke å ta stilling til type bilag så lenge dere ikke bruker avdeling, prosjekt eller dimensjoner.
Om dere bruker prosjekt, avdeling eller dimensjoner kan du velge hvordan bilaget skal bokføres. Skal det føres opp prosjekt, avdeling eller annen dimensjon på bilaget? Du kan også ta stilling til om det bokføres på balansekontoene eller bare på resultatkontoene.



Dere vil få frem en oppsummering av hvordan bokføringsbilaget blir seende ut, og deretter velge å bokføre dette.
Neste steg er å opprette utbetalingene.



Etter at du har trykket på Til utbetaling blir betalingene opprettet og lagt til utbetalingslisten.

Har du ikke bankintegrasjon må du opprette lønnsutbetalingene selv i bedriftsnettbanken under Betaling -> Betale lønn. Vi anbefaler at du oppretter kobling mellom bank og regnskap, se hvordan her.
Merk alle betalingene og send dem til banken. Se mer om utbetalinger her.

Husk å sende inn A-meldingen hver måned, også måneder du ikke betaler ut lønn. Se egen artikkel her.
Lønnsutbetalingen i nettbanken
Lønnsutbetalingen vil fremstå som én stor utbetaling i kontoutskriften, og vil bestå av underliggende betalinger til alle lønnsmottakere og overførsel til skattetrekkskontoen.
I bedriftsnettbanken kan du finne lønnsutbetalingen under Betaling, og avhengig om den ligger til forfall eller er utført finner du den henholdsvis under Betalingsoversikt eller Utførte betalinger.



Trykk på øyet helt til høyre for å se detaljer om betalingen.



Oppdatere skattekort
For å oppdatere skattekortene for de ansatte trykker du på «Skattekort» øverst til høyre i lønnskjøringen.



Her får du mulighet til å velge hvem du vil hente inn oppdaterte skattekort for.



Etter at du har mottatt skattekort fra Altinn må du huske å lese inn de nye opplysningene. Gå til fanen Hent skattekort, og velg Les og hent inn.



Logg på med fødsels- og personnummer, passord og SMSpin for å hente ned opplysningene. Husk at du må ha tilgang til å hente inn opplysningene og ha opprettet et eget passord i Altinn.

Opplever du utfordringer med å lese inn skattekortene? Se hjelp til pålogging i Altinn eller oppsett av integrasjon mot Altinn.
Du vil få opp en oversikt over de ansatte det er hentet inn opplysninger om, og hvilken status skattekortet har fått.



Feriepenger
Oppsett
Når du skal betale ut feriepenger til ansatte med fast månedslønn skal de først trekkes i månedslønnen for ferien sin, og deretter legge til opptjente feriepenger fra i fjor.

Dette gjelder kun ansatte med fast lønn, ansatte på timelønn får ikke noe trekk i lønnen, og påvirkes dermed ikke av dette oppsettet. Utbetaling av feriepenger for ansatte med timelønn gjøres på samme måte, men forskjellen er at disse ikke blir trukket i lønn fordi dem blir trukket naturlig ved at de ikke jobber og opparbeider seg noe timegrunnlag når de tar ut ferien sin.

Oppsett trekk i fastlønn feriepenger:
–1/26 månedslønn; benyttes ved utbetaling av 11,1% feriepenger trekkfritt (sjelden i bruk)
+1/26 månedslønn; benyttes ved utbetaling av 10,2% feriepenger trekkfritt (4 uker ferie, ferieloven).
–4/26 månedslønn; benyttes ved utbetaling av 12% feriepenger trekkfritt (5 uker ferie)
-3/22 månedslønn; kan også benyttes ved utbetaling av 12% feriepenger (5 uker ferie), men er en litt annen brøk.

Ved fire ukers ferie trekkes nesten en hel månedslønn, siden en måned er litt over 4 uker. Ved 5 ukers ferie trekkes litt over en månedslønn, og det blir dermed en negativ lønn før feriepengene fra i fjor blir lagt til.

Om du har benyttet et annet lønnssystem i fjor må du huske på å registrere feriepengegrunnlaget manuelt.
Betale ut feriepenger
Under Oppsett på lønnsavregningen haker du av for «Trekk i fastlønn for ferie». Dette valget styrer om månedslønn skal utbetales/trekkes denne måneden i henhold til innstillinger som er angitt for Trekk i fastlønn i feriemåned. Dette påvirker ikke timelønnsansatte uten fastlønn.



Forutsetningen for at trekket skal bli lagt til er at månedslønnen er lagt inn som fastlønn og at lønnsarten for månedslønn har kryss for Trekk i fastlønn for ferie. Månedslønn er som standard satt opp med dette oppsettet.



Kjør feriepengerutinen ved å klikke på Generer feriepenger



Du vil da få opp en liste over alle ansatte. Her er det mulig å se både grunnlag, sats og tidligere utbetalt.
Velg hvilket år grunnlaget skal hentes fra (Normalt Forrige år)



Her velges de ansatte som skal være med i kjøringen ved å krysse av i firkant til venstre for den ansatte. Dersom du ønsker å avmerke alle ansatte, haker du av i firkant øverst til venstre i tabellen.
Dersom en ansatt ikke lar seg krysse av er det trolig fordi han allerede har fått utbetalt alle feriepengene som er tilgode. Dette vil du se i kolonnen for Tidl. Utbetalt.
Kolonnen helt til høyre (Utbetales) viser hvor mye som skal utbetales til hver ansatt. Du kan her overstyre beløpet dersom det kun er en del av feriepengene som skal utbetales.



I oppsettet er det også mulig å styre om den 6. ferieuken for ansatte over 60 skal være med i utbetalingen.
Når du har haket av for de ansatte, velger du Lag feriepengeposter:



Feriepengepostene vil da legge seg inn i lønnskjøringen.

Det er nå registrert feriepengeposter på de ulike ansatte, og disse kan man redigere på som du vil, eventuelt fjerne dem om de ikke stemmer/ikke skulle være med. De forandringene du gjør på feriepengepostene vil bli registrert av systemet. Dersom du f.eks. bare skal utbetale en del av feriepengene, kan du korrigere beløpet i posten. Da vil systemet registrere at bare en del av feriepengene er utbetalt, og du vil få med resten dersom du kjører feriepengerutinen på nytt.

Når alle feriepengeposter og andre lønnsposter som skal være med i lønnskjøringen er på plass, avregner du lønnskjøringen som vanlig.
Var denne artikkelen nyttig?
Avbryt
Tusen takk!