Lønnskjøring
Om du aldri har kjørt lønn tidligere kan det være lurt å ta en prat med en regnskapsfører i forkant. Det kan være mye å tenke på når man har fått ansatte, og det å sette opp de ansatte riktig i systemet, utføre lønnskjøringen og levere a-melding er greit å få gjort på riktig måte. Feil du gjør vil ikke bare påvirke selskapet, men kan også få konsekvenser for den enkelte lønnstakers rettigheter, f.eks. hos NAV.

Trenger jeg regnskapsfører? Selv om du i hovedsak fører regnskapet selv kan du ha nytte av å sparre med en regnskapsfører. Avtal dere i mellom hvordan arbeidsfordelingen skal være.
Her ser du oversikt over innhold i artikkelen. Trykk på menypunktet for å hoppe til en bestemt del.
Opprette lønnskjøring
Administrere lønnskjøringen
Avregn og bokfør lønnsavregning
Utbetale lønn
Sende lønnslipp

Øvrig
Oppdatere skattekort
Feriepenger
Korrigering og nullstilling av lønnskjøring

Opprette lønnskjøring
Når du oppretter en lønnskjøring må du fylle inn en beskrivelse og velge periode og utbetalingsdato.



Normalt vil du velge «Full skatt», men valget «Halv skatt(desember)» vil gi halv skatt på lønnsavregninger med månedslønn og ikke skatt for lønnsavregninger med 14-dagerslønn. Eventuelle unntak fra dette håndteres fra oppgitt skattekort. «Ikke skatt» bør kun benyttes for historikk og eventuelle korreksjoner da det ikke vil bli beregnet skatt med denne innstillingen.

Om det er en vanlig lønnskjøring kan du huke av for å inkludere faste poster og trekk, slik at disse automatisk blir utfylt i lønnskjøringen. Fjern haken om dette er en ekstra lønnskjøring hvor f.eks. månedslønn eller andre faste lønnsposter skal utelates.

Betaler du ut feriepenger kan du huke av for trekk i fastlønn, se mer om dette under feriepenger.

Disse innstillingene vil gjelde for alle lønnsmottakere i kjøringen.

Feltbeskrivelse:
Beskrivelse: Hva lønnsavregningen gjelder for eller hvilken periode den tilsvarer. Det kan for eksempel være "lønn august" eller "feriepenger juni"
Utbetalingsdato: Hvilken dato lønnen skal utbetales på. Denne datoen bestemmer også hvilken periode lønnen tilhører i a-meldingen.
Fra-og til dato: Hvilken periode lønnsavregningen gjelder for.
Skattetrekk: Kan endres mellom full skatt, halv skatt, eller ingen skatt.
Faste poster/trekk: Her velger du om faste poster eller trekk skal inkluderes i lønnsavregningen.
Trekk i fastlønn for ferie: Her velger du om det skal trekkes av i fastlønn for ferie

Administrere lønnskjøringen
Etter at du har opprettet lønnskjøringen kommer du til et foreløpig sammendrag. Sammendraget viser Beløp til utbetaling, Grunnlag for AGA, antall ansatte inkludert i kjøringen, feriepengegrunnlag og forskuddstrekk. Beløpene vil endre seg når man setter opp flere poster på en ansatt eller inkluderer flere ansatte i kjøringen.



Ansatte: På venstre side kan du trykke deg inn på de ansatte for å se og endre lønnspostene deres.
Sammendrag: Tar deg tilbake til sammendraget når du for eksempel er inne på en ansatt.
Skattekort: Husk å oppdatere skattekort jevnlig. Se hvordan her.
Rediger: Gjør endringer på innstillingene for lønnskjøringen.
Fritekst til lønnslipp: Dersom lønnsslippene skal inneholde en fast tekst, kan du også sette inn dette ved å velge Legg til fritekst.

Om det er faste poster som ikke skal være med må du sjekke innstillingene på den enkelte ansatte under Lønn -> Ansatte.
Skal du betale lønn til ansatte som ikke dukker opp kan du søke etter dem ved å trykke Hent ansatt.

Avregn og bokfør lønnsavregning

Når du er ferdig med lønnskjøringen kan du avregne lønnskjøringen for å beregne skattetrekk og arbeidsgiveravgift. De første gangene du kjører lønn kan det være lurt å kun avregne, for deretter å kontrollere lønnskjøringen før du går videre til å bokføre. Når du er mer komfortabel med å kjøre lønn har du mulighet til å gjøre flere av prosessene samlet for å fullføre lønnskjøringen raskere.

Når lønnskjøringen er avregnet kan du fortsette med å bokføre den.

Det er to metoder for å bokføre en lønnsavregning. Enten så kan du velge å (1) bokføre en lønnsavregning samtidig som du avregner den, eller så kan du (2) bokføre lønnsavregningen etter at den er avregnet fra statusbildet i lønnsavregningen. Statusbildet er det første som kommer opp når du velger en lønnskjøring, som har status Avregnet eller Bokført.



I begge tilfeller vil du få opp valg som gjelder konteringssammendraget for lønnsavregningen. Her kan du foreta tre endringer før du generer bilaget

Forklaring til feltene
Bokføringsdato: Systemet foreslår utbetalingsdato som bokføringsdato.
Nummerserie: Hvilken nummerserie du ønsker at konteringssamendraget skal tilhøre - Trenger normal ikke å endres.
Type bilag: Du trenger ikke å ta stilling til type bilag så lenge dere ikke bruker avdeling, prosjekt eller dimensjoner.
Om dere bruker prosjekt, avdeling eller dimensjoner kan du velge hvordan bilaget skal bokføres. Skal det føres opp prosjekt, avdeling eller annen dimensjon på bilaget? Du kan også ta stilling til om det bokføres på balansekontoene eller bare på resultatkontoene.

Velg generer for å genere et nytt bokføringsbilag:



Når du generer bokføringen vil du i konteringssammendraget få en forhåndsvisning som viser hvordan bilaget vil se ut ved bokføring.



Når du har sett gjennom at bilaget ser korrekt ut trykker du på "bokfør".

Utbetale lønn
Naviger til en aktuell lønnsavregning, inne på statusbilde kan du velge å

1. Utbetale lønn
Du kan da velge å enten sende til banken med en gang, dersom regnskapsgodkjente betalinger er aktivert, eller legge lønnsavregningen i betalingslisten.
2. Forhåndsvise utbetalingsliste
Denne viser blant annet beløp som skal utbetales og fra hvilken konto
3. Registrere lønnsavregningen som betalt
Her kan du velge å enten (1) Registrere som betalt og bokføre utbetalingen (2) Kun markere lønnsavregningen som betalt uten at det blir bokført.


Sende lønnslipp
Du kan sende lønnsslipper på avregninger som har status Avregnet eller Bokført. For å sende lønnsslipp, naviger til en aktuell lønnsavregning og velg "Send lønnsslipp".



I skjermbildet som kommer opp kan du
Endre tittel og tekst i e-posten som sendes med lønnsslippen.
Gruppere på lønnsart, da vil alle like lønnsarter med samme sats trekkes sammen til en linje i lønnsslippen, og tekst på lønnsposten blir lik lønnsartnavn.
I de tomme feltene ved ansattnummer, kan du spesifisere hvilke ansatte du vil sende lønnsslipp til.

Når du er ferdig kan du velge mellom å sende eller skrive ut lønnsslippene.




Korrigere og nullstille lønnskjøring
Vi anbefaler i utgangspunktet ikke å nullstille lønnskjøringer som allerede er utbetalt, men heller opprette en ny lønnskjøring for å korrigere eventuelle feil.
For å nullstille en lønnskjøring, er det to metoder avhengig av om lønnskjøringen har status opprettet, avregnet eller bokført.

Lønnskjøringer som er opprettet

Velg den aktuelle lønnskjøringen og Slett lønnsavregning under Flere valg.



Du får da opp en advarsel, vær obs på at når du har slettet en lønnsavregning, så er det ikke mulig å hente den tilbake igjen. Dersom du ønsker å slette den, velger du Ja.



Lønnskjøringer som er avregnet eller bokført

Fra statusbildet på den aktuelle lønnsavregningen velger du de tre prikkene og Nullstill lønnskjøring.



Du får da opp advarsel som blant annet nevner at Lønnsavregninger som er bokført, utbetalt eller lønnslipp sendt til ansatt bør ikke nullstilles. Vi anbefaler da å lage en ny lønnsavregning hvor man korrigerer lønnspostene som har blitt feil.

Dersom du etter å ha lest advarselen fortsatt ønsker å nullstille, velger du Nullstill.



5. Overføre timer til lønn

Vi har en egen artikkel på dette. Les mer om overføring av timer til lønn her.

Avregning og utbetaling
Når du har fylt ut alle lønnsposter kan du gå videre ved å trykke på Avregn øverst til høyre. Om du ønsker en oppsummering før du avregner kan du velge Kontroller i menyen i stedet.



Når lønnskjøringen er avregnet blir forskuddstrekk, arbeidsgiveravgift (AGA) og grunnlaget for feriepenger oppdatert.
Neste steg er å bokføre lønnskjøringen og opprette utbetalingene.



Etter at du trykker bokfør får du opp innstillinger for bokføringen.

Bokføringsdatoen skal være den samme som utbetalingsdatoen, og denne trenger du ikke å endre.
Nummerserien trenger du ikke å endre om dere ikke har satt opp et eget oppsett for dette.

Dere trenger heller ikke å ta stilling til type bilag så lenge dere ikke bruker avdeling, prosjekt eller dimensjoner.
Om dere bruker prosjekt, avdeling eller dimensjoner kan du velge hvordan bilaget skal bokføres. Skal det føres opp prosjekt, avdeling eller annen dimensjon på bilaget? Du kan også ta stilling til om det bokføres på balansekontoene eller bare på resultatkontoene.



Dere vil få frem en oppsummering av hvordan bokføringsbilaget blir seende ut, og deretter velge å bokføre dette.
Neste steg er å opprette utbetalingene.



Etter at du har trykket på Til utbetaling blir betalingene opprettet og lagt til utbetalingslisten.

Har du ikke bankintegrasjon må du opprette lønnsutbetalingene selv i bedriftsnettbanken under Betaling -> Betale lønn. Vi anbefaler at du oppretter kobling mellom bank og regnskap, se hvordan her.
Merk alle betalingene og send dem til banken. Se mer om utbetalinger her.

Husk å sende inn A-meldingen hver måned, også måneder du ikke betaler ut lønn. Se egen artikkel her.
Lønnsutbetalingen i nettbanken
Lønnsutbetalingen vil fremstå som én stor utbetaling i kontoutskriften, og vil bestå av underliggende betalinger til alle lønnsmottakere og overførsel til skattetrekkskontoen.
I bedriftsnettbanken kan du finne lønnsutbetalingen under Betaling, og avhengig om den ligger til forfall eller er utført finner du den henholdsvis under Betalingsoversikt eller Utførte betalinger.



Trykk på øyet helt til høyre for å se detaljer om betalingen.



Oppdatere skattekort
For å oppdatere skattekortene for de ansatte trykker du på «Skattekort» øverst til høyre i lønnskjøringen.



Her får du mulighet til å velge hvem du vil hente inn oppdaterte skattekort for.



Etter at du har mottatt skattekort fra Altinn må du huske å lese inn de nye opplysningene. Gå til fanen Hent skattekort, og velg Les og hent inn.



Logg på med fødsels- og personnummer, passord og SMSpin for å hente ned opplysningene. Husk at du må ha tilgang til å hente inn opplysningene og ha opprettet et eget passord i Altinn.

Opplever du utfordringer med å lese inn skattekortene? Se hjelp til oppsett av integrasjon mot Altinn.
Du vil få opp en oversikt over de ansatte det er hentet inn opplysninger om, og hvilken status skattekortet har fått.



Feriepenger
Oppsett
Når du skal betale ut feriepenger til ansatte med fast månedslønn skal de først trekkes i månedslønnen for ferien sin, og deretter legge til opptjente feriepenger fra i fjor.

Dette gjelder kun ansatte med fast lønn, ansatte på timelønn får ikke noe trekk i lønnen, og påvirkes dermed ikke av dette oppsettet. Utbetaling av feriepenger for ansatte med timelønn gjøres på samme måte, men forskjellen er at disse ikke blir trukket i lønn fordi dem blir trukket naturlig ved at de ikke jobber og opparbeider seg noe timegrunnlag når de tar ut ferien sin.

Oppsett trekk i fastlønn feriepenger:
–1/26 månedslønn; benyttes ved utbetaling av 11,1% feriepenger trekkfritt (sjelden i bruk)
+1/26 månedslønn; benyttes ved utbetaling av 10,2% feriepenger trekkfritt (4 uker ferie, ferieloven).
–4/26 månedslønn; benyttes ved utbetaling av 12% feriepenger trekkfritt (5 uker ferie)
-3/22 månedslønn; kan også benyttes ved utbetaling av 12% feriepenger (5 uker ferie), men er en litt annen brøk.

Ved fire ukers ferie trekkes nesten en hel månedslønn, siden en måned er litt over 4 uker. Ved 5 ukers ferie trekkes litt over en månedslønn, og det blir dermed en negativ lønn før feriepengene fra i fjor blir lagt til.

Om du har benyttet et annet lønnssystem i fjor må du huske på å registrere feriepengegrunnlaget manuelt.
Betale ut feriepenger
Under Oppsett på lønnsavregningen haker du av for «Trekk i fastlønn for ferie». Dette valget styrer om månedslønn skal utbetales/trekkes denne måneden i henhold til innstillinger som er angitt for Trekk i fastlønn i feriemåned. Dette påvirker ikke timelønnsansatte uten fastlønn.



Forutsetningen for at trekket skal bli lagt til er at månedslønnen er lagt inn som fastlønn og at lønnsarten for månedslønn har kryss for Trekk i fastlønn for ferie. Månedslønn er som standard satt opp med dette oppsettet.



Kjør feriepengerutinen ved å klikke på Generer feriepenger



Du vil da få opp en liste over alle ansatte. Her er det mulig å se både grunnlag, sats og tidligere utbetalt.
Velg hvilket år grunnlaget skal hentes fra (Normalt Forrige år)



Her velges de ansatte som skal være med i kjøringen ved å krysse av i firkant til venstre for den ansatte. Dersom du ønsker å avmerke alle ansatte, haker du av i firkant øverst til venstre i tabellen.
Dersom en ansatt ikke lar seg krysse av er det trolig fordi han allerede har fått utbetalt alle feriepengene som er tilgode. Dette vil du se i kolonnen for Tidl. Utbetalt.
Kolonnen helt til høyre (Utbetales) viser hvor mye som skal utbetales til hver ansatt. Du kan her overstyre beløpet dersom det kun er en del av feriepengene som skal utbetales.



I oppsettet er det også mulig å styre om den 6. ferieuken for ansatte over 60 skal være med i utbetalingen.
Når du har haket av for de ansatte, velger du Lag feriepengeposter:



Feriepengepostene vil da legge seg inn i lønnskjøringen.

Det er nå registrert feriepengeposter på de ulike ansatte, og disse kan man redigere på som du vil, eventuelt fjerne dem om de ikke stemmer/ikke skulle være med. De forandringene du gjør på feriepengepostene vil bli registrert av systemet. Dersom du f.eks. bare skal utbetale en del av feriepengene, kan du korrigere beløpet i posten. Da vil systemet registrere at bare en del av feriepengene er utbetalt, og du vil få med resten dersom du kjører feriepengerutinen på nytt.

Når alle feriepengeposter og andre lønnsposter som skal være med i lønnskjøringen er på plass, avregner du lønnskjøringen som vanlig.
Var denne artikkelen nyttig?
Avbryt
Tusen takk!