Ansatt

Ansatt

Denne artikkelen tar for seg registrering av ansatte, og de viktigste funksjonen inne på ansattkortet under Lønn -> Ansatt.

Før du går i gang anbefaler vi deg å lese gjennom artikkelen vår Kom i gang med ansatte som går gjennom de viktigste lønnsinnstillingene i DNB Regnskap og noen nyttige nettsider hos Arbeidstilsynet og Skatteetaten for deg som arbeidsgiver.

Når du er ferdig med å registrere den ansatte finner du veiledning for å gjennomføre en lønnskjøring her
Husk også å sende inn a-melding hver måned fra første måned du begynner å utbetale lønn. Veiledning for å sende a-melding fra DNB Regnskap finner du her.

Her kan du lese om følgende tema:
Registrere ny ansatt
Arbeidsforhold
Skattekort
Faste lønnsposter
Forskudd og trekk
Permisjoner
Diverse

Registrere ny ansatt

Når du skal opprette en ny ansatt går du til Lønn -> Ansatt, og velger Ny ansatt øverst i høyre hjørne.

Du kan søke opp den ansatte i 1880 for å innhente kontaktinformasjon derfra, eller legge inn opplysningne manuelt.

Ansatt
Navn på ansatt må fylles ut før lagring. Skriv navnet som fornavn, mellomnavn og etternavn.
Virksomhet hentes fra systeminnstillinger. Har selskapet flere registrerte virksomheter må du velge korrekt virksomhet før lagring.
Fyll ut bankkontonummer for utbetaling av lønn. Her er det også mulig å legge inn en utenlandsk bankkonto med IBAN-kontonummer om den ansatte vil ha lønn til en bankkonto i utenlandsk bank.

Fødselsdata
Fødselsnummer, D-nummer eller Internasjonal ID er påkrevd for å rapportere den ansatt i a-melding. Fødselsdato og kjønn utledes fra fødselsnummer, men vær oppmerksom på det må fylles ut manuelt ved bruk av D-nummer og Internasjonal ID. Se mer informasjon på Skatteetaten sine nettsider.

Kontaktinfo
Det er et krav til at adresse oppgis på lønnsslipp og årsoppgave. Eposten brukes for utsending av lønnsslipp og årsoppgave. Telefon er valgfritt å legge inn.

Språk
Her kan det velges annet språk hvis den ansatte ikke leser norsk. Standard lønnsarter er satt opp med engelsk tekst som alternativ, og vil benyttes for arbeidstakere med engelsk lønnsslipp.

Arbeidsforhold

Når du skal sette opp et nytt arbeidsforhold kan det være lurt å ha arbeidskontrakten tilgjengelig slik at du setter opp riktig. Arbeidsforholdet blir rapportert til myndighetene og gir grunnlag for en rekke rettigheter og plikter for den ansatte og deg som arbeidsgiver.

Trykk deg inn på den ansatte og velg Legg til arbeidsforhold for å komme i gang. Det første du tar stilling til er hvilken type arbeidsforhold den ansatte skal ha.
Det er 4 ulike typer for arbeidsforhold. De aller fleste skal rapporteres som Ordinært arbeidsforhold.

For mer informasjon om valg av type arbeidsforhold og om når det ikke er krav til å rapportering av arbeidsforhold, les på Arbeidstilsynets nettsider om arbeidsforhold her og veiledningen til a-meldingen her.
Yrkeskode er en SSB-kode som er påkrevd, kan utelates for "Pensjon og annet uten ansettelsesforhold". Kodelisten er fastsatt av SSB, og kan ikke redigeres. Se mer informasjon om yrkeskoder på SSB sine nettsider her.

Fra veiledningen til a-meldingen på Skatteetaten sine nettsider:
Yrkeskoden bestemmes av arbeidstakerens konkrete arbeidsoppgaver, ikke utdanningsnivå eller stillingstype. Det er opp til arbeidsgiver å vurdere hvilken yrkeskode som er riktig.

Startdato styrer når arbeidsforholdet tas med og rapporteres i a-melding og denne datoen blir også benyttet som startdato for faste lønnsposter. Startdato er den datoen som er avtalt på arbeidsavtalen eller den datoen oppdraget starter hvis det gjelder frilanser.

Sluttdato og årsak til sluttdato settes når dette arbeidsforholdet skal avsluttes. Datoen rapporteres alltid i neste a-melding. Virksomhet hentes fra virksomheten som er valgt på den ansatte.

Stillingsprosent er andelen av full stilling den ansatte er ansatt i. Er den ansatte i full stilling settes det 100%. Stillingsprosenten skal stå i arbeidsavtalen, og du skal oppgi den samme her. Se mer om stillingsprosent på Skatteetaten sine nettsider her.

Det er mulig for en ansatt å ha flere arbeidsforhold, f.eks. på grunn av ulike arbeidsoppgaver. Det er kun mulig å sette ett arbeidsforhold som standard, og det er standard arbeidsforhold som blir foreslått på alle lønnsposter som opprettes på den ansatte.

Ansettelsesform er enten fast eller midlertidig. Trenger du veiledning for å avgjøre dette kan du se mer på Skatteetaten sine nettsider her.

Arbeidstid er hvilken type arbeidstidsordning den ansatte skal ha, og du kan velge mellom følgende alternativer:
Arbeid offshore 33,6 t/u (offshore336)
Døgnkontinuerlig skiftarbeid og turnusarbeid 35,5 t/u (doegnkontinuerligSkiftOgTurnus355)
Helkontinuerlig skiftarbeid og andre ordninger 33,6 t/u (helkontinuerligSkiftOgAndreOrdninger336)
Skiftarbeid 36,5 t/u (skift365)
Andre skift-/turnusordninger enn angitt over (andreSkift)
Ikke skift (ikkeSkift)
Trenger du veiledning for å arbeidstidsordning kan du se mer på Skatteetaten sine nettsider her.

Timer pr uke for full stilling er normalt 37,5 time, men det kan være noen tilfeller hvor full stilling har et annet timeantall. Se mer på Skatteetaten sine nettsider her.

Datoer for ansiennitet, lønnsjustering og sist endret stillingsprosent, settes lik startdato ved opprettelse av arbeidsforholdet. Datoene må endres når det skjer endringer på disse opplysningene.

Avlønningstype er ikke lenger i bruk i a-melding, så det er valgfritt om det skal fylles ut.

Lønn
Legg inn månedslønn eller timelønn. Timelønn beregnes automatisk fra månedslønn basert på 37,5t uke. Årslønn er månedslønn * 12mnd.

Fri sats kan benyttes når du vil ha en helt spesiell lønnssats på en ansatt. Denne satsen må kobles mot en lønnsart som bruker fri sats som grunnlag, og det anbefales kun å ta i bruk av regnskapsfører og brukere med høy kompetanse på lønn siden det må opprettes en egen lønnsart.

Dimensjoner
Benytter du prosjekt eller avdeling som er tilgjengelig i Pluss og Komplett kan dette legges inn fast på arbeidsforholdet. Da vil alle lønnsposter knyttet mot dette arbeidsforholdet automatisk føres mot valgt avdeling og/eller prosjekt. Regnskapskonto brukes når du vil at lønn på denne ansatte skal føres på en spesiell regnskapskonto. Dette benyttes bare i helt spesielle tilfeller. Vanligvis styres kontobruk av lønnsarten.

Når du fylt ut de nødvendige opplysningene kan du lagre arbeidsforholdet.

Skattekort

For å oppdatere skattekortet velger du Oppdater skattekort på høyre side inne på den ansatte eller øverst til høyre i ansattoversikten om du ønsker å oppdatere for flere ansatte på en gang. Om du ikke legger opp skattekort for den ansatte vil det bli trukket 50 % skatt.

Vi anbefaler at du innhenter elektronisk skattekort for at opplysningene skal bli riktige. For å kunne gjøre dette må du først sette opp en integrasjon mellom DNB Regnskap og Altinn. Se egen veiledning her.

Når du henter skattekort for en ansatt kan du huke av for om du ønsker å samtidig ta med endrede skattekort for de andre ansatte. Du kan også oppdatere skattekort i forbindelse med en lønnskjøring.



Etter at du har mottatt skattekort fra Altinn må du huske å lese inn de nye opplysningene. Gå til fanen Hent skattekort, og velg Les og hent inn.



Logg på med fødsels- og personnummer, passord og SMSpin for å hente ned opplysningene. Husk at du må ha tilgang til å hente inn opplysningene og ha opprettet et eget passord i Altinn.

Du vil få opp en oversikt over de ansatte det er hentet inn opplysninger om, og hvilken status skattekortet har fått.

Faste lønnsposter

Det er mulig å legge opp faste poster på to ulike måter, enten ved vanlig registrering eller ved masseregistrering. Det er også en egen løsning for å registrere firmabil.

Registrer faste poster
Lønnsposter som skal være like hver måned kan du legge inn som faste poster slik at de automatisk blir utfylt hver gang du oppretter en ny lønnskjøring. Mange av de faste postene kan du registrere uten sluttdato hvis de skal gjentas på ubestemt tid. Du kan også legge opp faste poster for en kortere periode om du legger inn en sluttdato på posten. Den faste posten vil bli med på lønnskjøringer med periode mellom start- og sluttdato for den faste posten.



Vanlige faste poster er f.eks. fast månedslønn, faste tillegg, mobiltelefon dekket av arbeidgiver eller andre trekkpliktige naturalytelser. Kort oppsummert alle lønnsposter som gjentas hver måned.

Avhengig av hvordan den aktuelle lønnsarten er definert vil mye av informasjonen automatisk fylles ut etter at du har valgt lønnsart.

Forsikringer er attraktive ansattgoder som må rapporteres riktig gjennom lønn. Se hvilke personalforsikringer DNB tilbyr.


Masseregistrering
Dette er samme løsning som Registrer faste poster, men lagt til rette for mer en mer effektiv registrering for erfarne og regnskapsførere.



Firmabil
Dette er egen løsning for å gjøre det litt enklere å registrere firmabil for den ansatte.

I de fleste tilfeller skal du følge standardreglene for firmabil, se mer informasjon hos Skatteetaten her
Det er noen biler som faller utenfor standardreglene, i hovedsak kjøretøy som anses som uegnet til privat bruk, og det kan du lese mer om hos Skatteetaten her.

Når du skal opprette en fast post knyttet til firmabil får du følgende valg:
Vanlig firmabil: Disponerer den ansatte en ordinær bil som også brukes til privatkjøring, velges Vanlig firmabil.
Vanlig firmabil - bilpool: Disponerer den ansatte en bil i en bilpool til privat bruk, velges denne.
Varebil/Lastebil under 7,5 tonn: Har den ansatte en varebil som også kan benyttes privat (feks til kjøring hjem/arbeid) og det ikke føres kjørebok, velges yrkesbil for å beregne et fast månedlig skattebeløp.

Grunnlaget ved beregningen er bilens listepris, og listeprisen kan du finne her på Skatteetaten sine nettsider.

En opprettet fastlønnpost for firmabil er kun gyldig for 1 år av gangen. Ved overgang til nyttår vil systemet basert på nye skatteregler opprette en ny fastlønnspost med oppdaterte satser. Dette forutsetter at firmabil-posten har sluttdato 31.12.xxxx og at skattesatser er kjente ved oppretting av nytt år. Dersom nytt år opprettes før skattesatser er oppdatert, må skattepliktig beløp på fastlønnsposten oppdateres manuelt på det nye året.

Ønskes det å endre opplysninger om firmabilen for det nye året gjøres det etter at fastlønnsposten er opprettet i det nye året. Dette gjøres ved å velge rediger fastlønnpost, endre på opplysninger og lagre. Vær oppmerksom på at dette bare bør gjøres ved oppstart av nytt år. Endres opplysninger underveis i et år, anbefales det å avslutte eksisterende fastlønnspost for så å opprette en ny med nye opplysninger med startdato fra det tidsrommet endringer gjelder fra.

Forskudd og trekk

Forskudd kan for eksempel benyttes om en ansatt skal få utbetalt lønn før ordinær lønningsdag. Du kan opprette forskuddsbetalingen direkte fra visningen på den ansatte.
Skal forskuddet betales tilbake på neste lønnskjøring kan du la feltet for avdrag stå åpent. Skal det betales ned over lengre tid legger du inn beløpet den ansatte skal bli trukker i lønn hver måned. Sluttdato kan du la stå åpent, så løper trekket til forskuddet er nedbetalt.

Trekk kan benyttes for ulike typer trekk i lønn for den ansatte. Bidragstrekk, utleggstrekk skatt, fagforeningstrekk og utleggstrekk er lagt inn som forhåndsvalg. Bruk en av disse hvis det passer. Skal du legge inn et trekk som ikke er standard, velg andre trekk.

Bidragstrekk: Pålagt trekk i lønn på vegne av NAV. Se mer på NAV sine nettsider her.
Utleggstrekk skatt: Pålagt trekk i lønn på vegne av Skatteetaten. Se mer informasjon på Skatteetaten sin nettside her.
Utleggstrekk: Andre pålagte trekk i lønn. Det er kan for eksempel være på oppdrag fra Namsmann.
Fagforeningstrekk: Medlemsavgift i fagforening, ofte et prosentbeløp av lønn.

Permisjoner

Du må oppgi permisjon hvis en ansatt har hel eller delvis permisjon fra arbeidsforholdet i 14 dager eller mer. Dette gjelder både sammenhengende og ikke sammenhengende permisjonsdager, lønnede og ulønnede permisjoner. Du kan oppgi alle permisjoner, også kortere permisjoner på mindre enn 14 dager, men dette er ikke et krav.

For å registrere permisjon på en ansatt, velger du den aktuelle personen fra ansatt-oversikten og går til feltet "Permisjoner".



Feltbeskrivelse
Startdato: Oppgi datoen permisjonen starter
Sluttdato: Oppgi datoen permisjonen slutter. Du kan ikke slette permisjoner som er innrapportert. Dersom det viser seg at det ikke ble noe av permisjonen, sett Sluttdato lik Startdato.
Prosent: Oppgi hvor mange prosent permisjonen utgjør av den avtalte stillingsprosenten til den ansatte. Dersom den ansatte f.eks. er ansatt i 80% stilling og skal ha to dager permisjon i uken, så er det 50 som skal stå i Prosent-feltet.
Kommentar: Dette er for din egen opplysning. Det blir ikke innrapportert i A-meldingen.
Type: Du må angi hvilke type permisjonen dette gjelder
Arbeidsforhold: Angi hvilket arbeidsforhold permisjonen gjelder for. Husk å angi riktig arbeidsforhold dersom du har flere enn et arbeidsforhold. Dersom du har flere arbeidsforhold som skal ha permisjon, så må det opprettes nye permisjoner.

Endre permisjonsprosent
For å endre permisjonsprosent, må du avlutte eksisterende permisjon med den dato endringen skjedde. Og deretter opprette en ny permisjon med ny permisjonsprosent og startdato.

Dette regnes som permisjon:
Kurs/studier o.l. som ikke er pålagt av arbeidsgiver og som innvilges etter ønske fra den ansatte
Fravær ved pleiepenger og opplæringspenger som er på mer enn 14 dager
Permisjon etter utløp av periode med sykepenger, for eksempel ved overgang til arbeidsavklaringspenger
Permisjoner nevnt i arbeidsmiljøloven kapittel 12, som svangerskapspermisjon, fødselspermisjon, foreldrepermisjon, omsorg for barn som er innlagt på sykehus eller for alvorlig sykt barn, omsorg for pleie av nærstående (hvis samlet over 14 dager), ved militærtjeneste, offentlige verv
Tariffestede utdanningspermisjoner

Dette regnes ikke som permisjon:
Kurs, studier o.l. som er pålagt av eller foregår i regi av arbeidsgiver
Ansatte som får permisjon for å jobbe hos en annen arbeidsgiver. Her skal du oppgi sluttdato for arbeidsforholdet. Dette fordi arbeidsgiveransvaret er overført til ny arbeidsgiver
Ansatte som er syke eller må være borte fra jobb på grunn av fare for fosteret
Ansatte som er hjemme med sykt barn (sykt barn dager)

Se mer informasjon om permisjoner i veiledningen til a-meldingen på Skatteetaten sine nettsider.

Diverse

Flere detaljer øverst på ansattkortet vil vise årslønn, brutto utbetalt hittil i år og netto utbetalt hittil i år. Det er også mulig å kategorisere den ansatte.


Historiske poster viser tidligere lønnsposter knyttet til den ansatte.

Oppdatert på: 24/07/2023