Utbetaling av feriepenger

Feriepenger

Oppsett innstillinger
Registrere historikk fra annet system
Betale ut feriepenger
Hvorfor trekk i lønn?
Ansatte som ikke tar ut full ferie

Videokurs

Oppsett Innstillinger

Når du skal betale ut feriepenger til ansatte med fast månedslønn skal de først trekkes i månedslønnen for ferien sin, og deretter legge til opptjente feriepenger fra i fjor.

Dette gjelder kun ansatte med fast lønn, ansatte på timelønn får ikke noe trekk i lønnen, og påvirkes dermed ikke av dette oppsettet. Utbetaling av feriepenger for ansatte med timelønn gjøres på samme måte, men forskjellen er at disse ikke blir trukket i lønn fordi dem blir trukket naturlig ved at de ikke jobber og opparbeider seg noe timegrunnlag når de tar ut ferien sin.

Ved fire ukers ferie trekkes nesten en hel månedslønn, siden en måned er litt over 4 uker. Ved 5 ukers ferie trekkes litt over en månedslønn, og det blir dermed en negativ lønn før feriepengene fra i fjor blir lagt til. Oppsettet kan sjekkes og endres ved å gå på Innstillinger -> Lønn, i fanen "Feriepenger". Her kan du og endre feriepengesatsen, husk å sørge for at feriepengesats og oppsett for trekk samsvarer.



Oppsett trekk i fastlønn feriepenger:
–1/26 månedslønn; benyttes ved utbetaling av 11,1% feriepenger trekkfritt (sjelden i bruk)
+1/26 månedslønn; benyttes ved utbetaling av 10,2% feriepenger trekkfritt (4 uker ferie, ferieloven).
–4/26 månedslønn; benyttes ved utbetaling av 12% feriepenger trekkfritt (5 uker ferie)
-3/22 månedslønn; kan også benyttes ved utbetaling av 12% feriepenger (5 uker ferie), men er en litt annen brøk.

Registrere feriepengegrunnlag for fjoråret

Innstillinger -> Lønn -> Feriepenger -> Feriepengegrunnlag
Registrer feriepengegrunnlaget i feltet «Grunnlag manuelt», og lagre når du har fylt ut for alle ansatte.

Bytter du lønnssystem underveis i året skal du bare registrere fjorårets lønnsgrunnlag. Du skal IKKE registrere feriepengegrunnlag for i år, dette blir generert automatisk ved å gjennomføre en lønnskjøring med historiske poster.



Les mer om hvordan du kan opprette en lønnskjøring med historiske poster her: Registrere lønnshistorikk

Betale ut feriepenger

Opprett en ny lønnskjøring ved å gå på Lønn -> Lønnskjøring -> Ny lønnskjøring. På Oppsett på lønnsavregningen haker du av for "Kryss av her den måneden du skal utbetale feripenger". Dette valget styrer om månedslønn skal utbetales/trekkes denne måneden i henhold til innstillinger som er angitt for Trekk i fastlønn i feriemåned. Dette påvirker ikke timelønnsansatte uten fastlønn.



Forutsetningen for at trekket skal bli lagt til er at månedslønnen er lagt inn som fastlønn og at lønnsarten for månedslønn har kryss for Trekk i fastlønn for ferie. Du kan kontrollere det ved å gå til Lønn -> Lønnskjøring -> Flere valg -> Lønnsarter.



Klikk på lønnsart 1 Månedslønn. Månedslønn er som standard satt opp med dette oppsettet.



Kjør feriepengerutinen ved å klikke på Flere valg, øverst til høyre. Her velger du "Generer feriepenger".



Du vil da få opp en liste over alle ansatte. Her er det mulig å se både grunnlag, sats og tidligere utbetalt.
Velg hvilket år grunnlaget skal hentes fra (Normalt Forrige år)



Her velges de ansatte som skal være med i kjøringen ved å krysse av i firkant til venstre for den ansatte. Dersom du ønsker å avmerke alle ansatte, haker du av i firkant øverst til venstre i tabellen.
Dersom en ansatt ikke lar seg krysse av er det trolig fordi han allerede har fått utbetalt alle feriepengene som er tilgode. Dette vil du se i kolonnen for Tidl. Utbetalt.
Kolonnen helt til høyre (Utbetales) viser hvor mye som skal utbetales til hver ansatt. Du kan her overstyre beløpet dersom det kun er en del av feriepengene som skal utbetales.



I oppsettet er det også mulig å styre om den 6. ferieuken for ansatte over 60 skal være med i utbetalingen.
Når du har haket av for de ansatte, velger du Lag feriepengeposter:



Feriepengepostene vil da legge seg inn i lønnskjøringen.

Det er nå registrert feriepengeposter på de ulike ansatte, og disse kan man redigere på som du vil, eventuelt fjerne dem om de ikke stemmer/ikke skulle være med. De forandringene du gjør på feriepengepostene vil bli registrert av systemet. Dersom du f.eks. bare skal utbetale en del av feriepengene, kan du korrigere beløpet i posten. Da vil systemet registrere at bare en del av feriepengene er utbetalt, og du vil få med resten dersom du kjører feriepengerutinen på nytt.

Når alle feriepengeposter og andre lønnsposter som skal være med i lønnskjøringen er på plass, avregner du lønnskjøringen som vanlig.

Hvorfor trekk i lønn?

Trekk i lønn for ferie gjøres på ansatte som har fast månedslønn, og det normale er å gjennomføre trekket samlet samtidig som feriepengene utbetales. Årsaken til at trekket gjennomføres er fordi den ansatte ikke har rett på lønn de dagene den ansatte har ferie, og da må månedslønnen trekkes tilbake tilsvarende antall feriedager den ansatte har. Ansatte på timelønn trenger derfor ikke å trekkes i lønn når de får lønn etter timene de faktisk jobber, og ikke får noen lønn når de har ferie.

I bedrifter som har 4 uker og 1 dag ferie (10,2 % feriepengesats) som er minimumskravet i ferieloven betyr dette at nesten hele månedslønnen blir trukket, siden en gjennomsnittlig måned er litt over 4 uker, og det vil kun være igjen et lite beløp som månedslønn denne måneden. For selskaper som har 5 uker ferie (12%) vil det bli trukket mer enn en hel månedslønn siden den ansatte da har over en måned ferie, og månedslønnen vil være på et lite negativt beløp. Se nærmere om trekk i lønn for ferie på Skatteetatens sider for veiledningen til a-meldingen.

For de ansatte som har fullt oppsparte feriepenger fra året før vil lønnsutbetalingen bli ganske grei likevel etter at feriepengene blir lagt til i lønnskjøringen. Ansatte som ikke har oppsparte feriepenger vil kunne risikere å få veldig lav lønn eller til og med negativ lønn for måneden om de tar ut full ferie, og i mange tilfeller har de derfor en mulighet til å ikke ta ut full ferie om de ikke ønsker. Se mer på Arbeidstilsynets nettsider om ferie.

Lønn i feriemåneden:
+ Månedslønn
- trekk i månedslønn for feriedagene
+ feriepenger
= Lønn i feriemåneden

Feriemåneden trenger ikke å være den samme måneden som den ansatte faktisk gjennomfører ferien sin.

Ansatte som ikke tar ut full ferie

Ansatte som ikke har oppsparte feriepenger kan i mange tilfeller ha rett til å ta kortere eller ikke avvikle ferie i det hele tatt, og skal i så fall heller ikke trekkes i lønn for ferien de ikke gjennomfører.

Ingen ferie
Du skal kjøre feriepengeutbetaling hvorav en ansatt ikke skal ha ferie i det hele tatt. Da kan du slette fastlønnsposten knyttet mot trekk i ferie i sin helhet for den ansatte det gjelder, og erstatte dette med lønnsart 58 -månedslønn uten trekk ferie som en variabel post. Den aktuelle ansatte vil da motta vanlig lønnsutbetaling.

Delvis ferie
Trekket for ferie som legges til er i utgangspunktet for full ferie, så om den ansatte kun skal ta ut en kortere periode må det gjøres noen manuelle beregninger. Du kan fjerne den faste lønnsposten som er knyttet mot trekk i lønn for ferie (som oftest -4/26 eller +1/26), og benytte lønnsart 58 - månedslønn uten trekk ferie for lønnen som skal utbetales og registrere denne som variabel post på den ansatte.

For å beregne kan du ta utgangspunkt i enten 26 virkedager (6-dagersuke) eller 22 virkedager (5-dagersuke) per måned, slik at trekk for to uker vil være 12/26 eller 10/22 av månedslønnen.

Se gjerne Skatteetatens veiledning til a-meldingen om hvordan du regner feriedager.



Utbetaling av feriepenger når den ansatte tar ferie
Har du ansatte som på timelønn, og vil sørge for at de får jevn lønn også i måneder de tar ferie kan du betale ut feriepenger fortløpende når de gjennomfører ferie. Om den ansatte skal avvikle to uker ferie for måneden du skal betale ut lønn for vil den ansatte få mindre lønn på grunn av færre timer denne måneden. Om den ansatte har 5 uker ferie til sammen og avvikler 2 av disse ukene nå kan du betale ut 40 % av feriepengene på denne lønnskjøringen. Da vil resterende feriepenger være igjen til neste gang den ansatte tar ut ferie. Bare husk å betale ut alle feriepengene i løpet av året som den ansatte har tilgode.

Oppdatert på: 24/07/2023