Lønnskjøring

Lønnskjøring

Før du kjører lønn må du legge til de ansatte som skal motta lønn i systemet. Vi har en egen artikkel som tar for seg arbeidsforhold, skattekort, lønnsposter, etc. på de ansatte her: Ansatt. Se også artikkelen Kom i gang med ansatte

Om du aldri har kjørt lønn tidligere kan det være lurt å ta en prat med en regnskapsfører i forkant. Det kan være mye å tenke på når man har fått ansatte, og det å sette opp de ansatte riktig i systemet, utføre lønnskjøringen og levere a-melding er greit å få gjort på riktig måte. Feil du gjør vil ikke bare påvirke selskapet, men kan også få konsekvenser for den enkelte lønnstakers rettigheter, f.eks. hos NAV.

Trenger jeg regnskapsfører? Selv om du i hovedsak fører regnskapet selv kan du ha nytte av å sparre med en regnskapsfører. Avtal dere i mellom hvordan arbeidsfordelingen skal være.

Her ser du oversikt over innhold i artikkelen. Trykk på menypunktet for å hoppe til en bestemt del.

Lønnskjøringen
Opprett lønnsavregning
Administrer lønnsavregning
Faste og variable lønnsposter
Bokføre lønnsavregning
Utbetale lønn
Sende lønnsslipp
Sende A-melding

Øvrig
Nullstille lønnskjøring
Utbetaling av feriepenger - Egen artikkel
Overføre timer til lønn - Egen artikkel

1. Opprett lønnsavregning

Du oppretter en ny lønnskjøring under Lønn -> Lønnskjøring, og øverst til høyre på siden finner du knappen "Ny lønnskjøring".

Du vil da få opp valg for lønnsavregningen:



Forklaring til feltene

Beskrivelse: Hva lønnsavregningen gjelder for eller hvilken periode den tilsvarer. Det kan for eksempel være "lønn august" eller "feriepenger juni"

Utbetalingsdato: Hvilken dato lønnen skal utbetales på. Denne datoen bestemmer også hvilken periode lønnen tilhører i a-meldingen. Lønn for februar med utbetalingsdato i mars vil dermed bli rapportert i a-meldingen for mars (periode 3).

Fra-og til dato: Hvilken periode lønnsavregningen gjelder for.

Skattetrekk: Normalt vil du velge «Full skatt», men valget «Halv skatt(desember)» vil gi halv skatt på lønnsavregninger med månedslønn og ikke skatt for lønnsavregninger med 14-dagerslønn. Eventuelle unntak fra dette håndteres fra oppgitt skattekort. «Ikke skatt» bør kun benyttes for historikk og eventuelle korreksjoner da det ikke vil bli beregnet skatt med denne innstillingen.

Faste poster/trekk: Om det er en vanlig lønnskjøring kan du huke av for å inkludere faste poster og trekk, slik at disse automatisk blir utfylt i lønnskjøringen. Fjern haken om dette er en ekstra lønnskjøring hvor f.eks. månedslønn eller andre faste lønnsposter skal utelates.

Trekk i fastlønn for ferie: Betaler du ut feriepenger kan du huke av for trekk i fastlønn, se mer om dette under feriepenger****

Hent ansatte: Her velger du om lønnsavregningen skal inkludere alle aktive ansatte, eller kun ansatte innenfor en kategori. Dersom du velger en kategori kan dette ikke endres etter at lønnsavregningen er opprettet.

De overnevnte innstillingene vil gjelde for alle lønnsmottakere som er inkludert i lønnskjøringen.

Etter opprettelse av lønnskjøringen kan du endre disse innstillingene når du administrerer lønnsavregningen

2. Administrer lønnsavregning

Etter å ha opprettet en lønnsavregning har du mulighet til å administrere denne. Du kan også administrere andre lønnsavregninger, ved å navigere til Lønn --> lønnskjøringer Du vil da få opp en liste med alle lønnskjøringer, som enten har status Opprettet, Avregnet eller Bokført.



Det første man ser når man har opprettet lønnskjøringen er sammendraget og utvalget for lønnskjøringen. Dette kan også hentes fram om man velger Sammendrag.

Sammendrag

Sammendraget viser Beløp til utbetaling, Grunnlag for AGA, antall ansatte inkludert i kjøringen, feriepengegrunnlag og forskuddstrekk. Beløpene vil endre seg når man setter opp flere poster på en ansatt eller inkluderer flere ansatte i kjøringen.

Utvalg

Dette er utvalget som du inkluderte når du opprettet Lønnsavregningen. Dette kan endres om du velger Rediger. Du vil da få opp samme valg som når du oppretter en ny lønnskjøring. Disse kan endres helt til du har Avregnet lønnen. Mer om dette under.

Dersom lønnsslippene skal inneholde en fast tekst, kan du også sette inn dette ved å velge Legg til fritekst.

3. Faste og variable lønnsposter

Lønnspostene på de ansatte er inndelt i faste og variable poster. Faste poster er lønnsposter som gjentas hver eneste måned, for eksempel ansatte med fast månedslønn. Variable lønnsposter er de som vil endre seg fra måned til måned, for eksempel ansatte på timebetaling og som jobber ulikt antall timer i måneden. Overtid vil også være en variabel lønnspost, se reglene rundt dette på Arbeidstilsynets nettsider.



Variable lønnsposter legger du inn ved å starte i feltet lengst til venstre med navn Lønnsart. Her kan du søke etter lønnsposter som skal med i lønnskjøringen for den ansatte.

Faste lønnsposter registrerer du inne på ansattkortet, se Ansatt. Disse skal du i utgangspunktet ikke gjøre gjøre noe med i vanlige lønnskjøringer da disse er de samme fra lønnskjøring til lønnskjøring. Om det er en av de faste lønnspostene som likevel ikke skal være med lønnskjøringen kan du trykke på søppelbøtta for å slette den for denne ene lønnskjøringen. Den vil fortsatt være med på neste lønnskjøring, skulle du ha behov for å slette den faste posten helt kan du gjøre dette inne på den ansatte.

Du kan kan også redigere en fast lønnspost ved å trykke på blyanten. Da kan velge om du ønsker å justere posten for denne lønnskjøringen eller endre den faste posten permanent slik som du også kan gjøre inne på ansattkortet. Om du justerer den faste posten for denne ene lønnskjøringen vil posten etter endring bli flyttet ned sammen med andre variable poster.



Når du har lagt inn de ansatte og lønnspostene som tilhører lønnskjøringen trykker du på Fullfør lønnsavregning.



Du får da opp valg som spesifiserer hvordan du vil avslutte lønnsavregningen. Her kan du gjøre flere operasjoner samtidig, men de første gangene du gjennomfører lønnskjøringer anbefaler vi at du starter med å kun avregne lønnskjøringen.



Når lønnskjøringen er avregnet får du opp et statusbilde som viser nåværende status, samt at du kan hente frem detaljene i lønnskjøringen.

4. Bokføre lønnsavregning

Når du er ferdig med å administrere og avregne en lønnsavregning kan du bokføre den. Før du bokfører er det greit å vite at det vil være vanskeligere å korrigere feil etter at lønnskjøringen er bokført, og enda vanskeligere vil det være etter at utbetaling er gjennomført.

Feil i en lønnskjøring som er bokført og utbetalt bør stort sett korrigeres ved hjelp av en ny lønnskjøring med negative poster fremfor å gjøre endringer på den opprinnelige lønnskjøringen.

For å velge aktuell lønnskjøring, navigerer du til Lønn --> Lønnsavregning

Det er to metoder for å bokføre en lønnsavregning. Enten så kan du velge å (1) bokføre en lønnsavregning samtidig som du avregner den, eller så kan du (2) bokføre lønnsavregningen etter at den er avregnet fra statusbildet i lønnsavregningen. Statusbildet er det første som kommer opp når du velger en lønnskjøring, som har status Avregnet eller Bokført.



I begge tilfeller vil du få opp valg som gjelder konteringssammendraget for lønnsavregningen. Her kan du foreta tre endringer før du generer bilaget:



Forklaring til feltene

Bokføringsdato: Systemet foreslår utbetalingsdato som bokføringsdato.

Nummerserie: Hvilken nummerserie du ønsker at bokføringen av lønnen skal tilhøre (standard er "Generelle bilag" og det er ytterst få som skal endre på denne).

Type bilag: Her kan du velge om det skal føres bilag med dimensjoner kun på resultatkonto, på resultat- og balansekonto, eller uten dimensjon. Dersom du har lagt inn dimensjoner på en eller flere linjer i lønnsavregningen vil bokføringen inkludere dimensjoner på de aktuelle hovedbokskontoene på egne linjer i bilaget basert på valget du gjør her. Dersom lønnen ikke skal bokføres mot prosjekt eller avdeling velger du "Bilag uten dimensjoner" (velger du et av de andre valgene, men ikke har registrert prosjekt eller avdeling har ikke det noe å si).


Velg Generer for å genere et nytt bokføringsbilag:




Når du generer bokføringen vil du i konteringssammendraget få en forhåndsvisning som viser hvordan bilaget vil se ut ved bokføring.




Når du har sett gjennom at bilaget ser korrekt ut trykker du på Bokfør.

5. Utbetale lønn

Har du ikke bankintegrasjon må du opprette lønnsutbetalingene selv i bedriftsnettbanken under Betaling -> Betale lønn. Vi anbefaler at du oppretter kobling mellom bank og regnskap, se hvordan her.

Når en lønnskjøring er avregnet får du opp sammendraget under.



Her får du følgende valg:

1. Utbetale lønn
Du kan da velge å enten sende til banken med en gang, dersom regnskapsgodkjente betalinger er aktivert, eller legge lønnsavregningen i betalingslisten.
2. Forhåndsvise utbetalingsliste
Denne viser blant annet beløp som skal utbetales og fra hvilken konto
3. Registrere lønnsavregningen som betalt
Her kan du velge å enten (1) Registrere som betalt og bokføre utbetalingen (2) Kun markere lønnsavregningen som betalt uten at det blir bokført.

6. Sende lønnsslipp

Du kan sende lønnsslipper på avregninger som har status Avregnet. For å sende lønnsslipp, naviger til den aktuelle lønnsavregningen og velg "Send lønnsslipp".




I skjermbildet som kommer opp kan du

Endre tittel og tekst i e-posten som sendes med lønnsslippen.
Gruppere på lønnsart, da vil alle like lønnsarter med samme sats trekkes sammen til en linje i lønnsslippen, og tekst på lønnsposten blir lik lønnsartnavn.
I de tomme feltene ved ansattnummer, kan du spesifisere hvilke ansatte du vil sende lønnsslipp til.

Når du er ferdig kan du velge mellom å sende eller skrive ut lønnsslippene.

7. Sende A-melding

Når lønnen er kjørt og utbetalt må du huske på å levere a-melding i Altinn. Har du satt opp integrasjon mot Altinn kan du gjøre dette direkte gjennom systemet. Les mer om hvordan du setter opp integrasjon mot altinn her: Integrasjon med altinn

NB!! Har ansatte må du levere A-melding selv om du ikke har utbetalt lønn en måned

Du kan gå direkte til a-meldingen ved å trykke her:



Vi har en egen artikkel på hvordan du sender A-melding. Du finner den her: A-meldingen

Nullstille lønnskjøring

Feil i en lønnskjøring som er bokført og utbetalt bør stort sett korrigeres ved hjelp av en ny lønnskjøring med negative poster fremfor å gjøre endringer på den opprinnelige lønnskjøringen.

For å nullstille en lønnskjøring, er det to metoder avhengig av om lønnskjøringen har status opprettet, avregnet eller bokført.

Er du usikker på hvilken status lønnskjøringen har kan du se det ved å trykke på Lønn -> Lønnskjøring:

Lønnskjøringer som er opprettet

Lønnskjøringer som kun er opprettet, men ikke bokført eller utbetalt kan på enkelt nullstilles/slettes. Velg den aktuelle lønnskjøringen og Slett lønnsavregning under Flere valg.




Du får da opp en advarsel. Vær obs på at når du har slettet en lønnsavregning, så er det ikke mulig å hente den tilbake igjen. Dersom du ønsker å slette den velger du Ja. Du bør ikke slette en lønnskjøring som er utbetalt.



Lønnskjøringer som er avregnet eller bokført

Fra statusbildet på den aktuelle lønnsavregningen velger du de tre prikkene og Nullstill lønnskjøring.



Du får da opp advarsel som blant annet nevner at Lønnsavregninger som er bokført, utbetalt eller lønnsslipp sendt til ansatt bør ikke nullstilles. Vi anbefaler da å lage en ny lønnsavregning hvor man korrigerer lønnspostene som har blitt feil.

Dersom du etter å ha lest advarselen fortsatt ønsker å nullstille, velger du Nullstill.



NB!! Når du nullstiller en lønnskjøring som er bokført må du huske på å kreditere selve lønnsbilaget. Du kan se bilagsnummeret under "Status" i lønnskjøringen dersom den er bokført:



For å kreditere lønnsbilaget klikker du på bilagsnummeret -> da kommer du inn på bilaget -> klikk på de tre prikkene helt til høyre på én av linjene -> Krediter bilag:



Du vil da kreditere selve bokføringen av lønnskjøringen, ikke selve lønnsavregningen.

MA

Oppdatert på: 24/07/2023