Registrere lønnshistorikk

Registrere lønnshistorikk

Dersom det har vært kjørt lønn på de ansatte i et annet system før du skal begynne å føre i DNB Regnskap, må du legge inn historikken på de ansatte i egen lønnsavregning slik at alle beregninger blir riktige.

Bytter du lønnssystem må du gjøre følgende ved årsskiftet:
Registrere arbeidsforhold i henhold til A07 skjema.
Registrere feriepengegrunnlag for fjoråret

Bytter du i løpet av året må du i tillegg gjøre følgende:
Registrere egen lønnsavregning med historiske poster i inneværende år. Dette vil automatisk generere feriepengegrunnlag for inneværende år.

Se gjerne vår gjennomgang av lønnsmodulen før du registrerer lønn.

Registrere arbeidsforhold i henhold til A07 skjema

Ved bytte av lønnssystem må du være veldig oppmerksom på hvilke opplysninger du legger inn:
Du må bruke nøyaktig samme virksomhetsnummer på stillinger
Du må ha nøyaktig samme antall aktive/åpne stillinger på hver ansatt.
Du må bruke nøyaktig samme ansatt-dato
Du må ha samme stillingskode o.l.

For å få til dette bør du bestille et A07 skjema fra Altinn. Dette gjør du ved å sende inn Avstemmingsinformasjon (A06) skjema, så får du A07 i retur til innboksen din i Altinn. Bytter du lønnssystem ved årsskifte skal du hente ut en rapport for siste periode for fjoråret (periode 12). Bytter du underveis i året henter du ut skjema for siste innsendte periode i tidligere lønnssystem.

Om du har satt opp integrasjon med Altinn i DNB Regnskap kan du gjøre avstemmingen rett fra systemet under Lønn -> A-meldingen.

Registrer ansatte etter hva som er registrert i skjema du har hentet ut.

Du kan ikke bruke dette som en fin anledning til å rydde i ansattregisteret. Ble stillingen rapportert uten sluttdato fra det gamle systemet må du registrere den inn i det nye systemet (selv om den skulle ha vært avsluttet). Skal du rydde må du gjøre det ved å først sende a-melding fra det gamle systemet med sluttdato på de stillingene du ikke ønsker å opprette i det nye systemet.

Registrere feriepengegrunnlag for fjoråret

Innstillinger -> Lønn -> Feriepenger -> Feriepengegrunnlag
Registrer feriepengegrunnlaget i feltet «Grunnlag manuelt», og lagre når du har fylt ut for alle ansatte.


Bytter du lønnssystem underveis i året skal du bare registrere fjorårets lønnsgrunnlag. Du skal IKKE registrere feriepengegrunnlag for i år, dette blir generert automatisk ved å gjennomføre en lønnskjøring med historiske poster.

Før du går i gang med lønnskjøringer i DNB Regnskap bør du gå over og sjekke innstillingene for feriepenger. Feriepengesats og hvilket trekk som skal gjøres i lønnen til ansatte med fast månedslønn.



Oppsett trekk i fastlønn feriepenger:
–1/26 månedslønn; benyttes ved utbetaling av 11,1% feriepenger trekkfritt (sjelden i bruk)
+1/26 månedslønn; benyttes ved utbetaling av 10,2% feriepenger trekkfritt (4 uker ferie, ferieloven).
–4/26 månedslønn; benyttes ved utbetaling av 12% feriepenger trekkfritt (5 uker ferie)
-3/22 månedslønn; kan også benyttes ved utbetaling av 12% feriepenger (5 uker ferie), men er en litt annen brøk.

Ved fire ukers ferie trekkes nesten en hel månedslønn, siden en måned er litt over 4 uker. Ved 5 ukers ferie trekkes litt over en månedslønn, og det blir dermed en negativ lønn før feriepengene fra i fjor blir lagt til.

Registrere poster fra tidligere lønnssystem

For å legge inn lønn som er utbetalt i løpet av inneværende år oppretter vi en ny lønnskjøring. Denne skal ikke bokføres eller utbetales, kun avregnes i systemet for å få registrert grunnlag fra tidligere lønnsutbetalinger.

Gå til menyvalget Lønn -> Lønnskjøring. Opprett en ny lønnskjøring.

Oppsett:
Skattetrekk skal være: Ikke skatt. Dette fordi systemet ikke skal beregne dette, men legges inn manuelt slik det er beregnet i tidligere lønnssystem.
Fjern krysset for: Inkluder faste poster/trekk.
Fra\til dato: All historikk kan avregnes i en kjøring (slik som eks. her viser), eller du kan velge å legge inn mnd. for mnd.
Utbetalingsdato bør være i løpet av perioden, og før oppstart i DNB Regnskap.



Velg Lagre. Nå er det klart for å registrere lønnspostene.

Registrer alle lønnsposter som er betalt ut per ansatt de ansatte for inneværende år. Velg riktig lønnsart, sats og antall.

Skattetrekket skal også registreres her, husk negativt fortegn.


Når alle ansatte er registrert, og totalbeløp stemmer, avregnes lønnskjøringen ved å klikke på "Avregn" i høyre hjørne.

Denne lønnsavregningen skal IKKE bokføres i regnskapet. Du skal heller ikke sende inn A-melding for perioden, dette skal være gjort fra forrige lønnssystem.

Du skal ikke generere feriepenger, dette blir gjort automatisk under avregningen.

Oppdatert på: 24/07/2023