Gjentakende faktura

Gjentakende faktura

Tilgjengelig i pakken Pluss og Komplett

Gjentakende eller repeterende faktura gir deg mulighet til å automatisk generere og sende ut faktura i faste intervaller. Det er også mulig å generere til ordre istedet for faktura.

Innhold:
Opprette gjentakende faktura
Priskilde og prisfaktor
Hopp over neste faktura
Eksempler

Opprette gjentakende faktura

Gjentakende faktura finner du under Salg -> Gjentakende faktura. Du kan opprette en ny faktura ved å klikke på “Ny gjentakende faktura” oppe i høyre hjørne.

Velg kunden/opprett kunden som du skal fakturere gjentakende.
Velg intervall/hvor ofte du ønsker å gjenta utsendingen. F.eks. kan du fylle ut feltet "Gjenta utsending hver" med 2, og velge Uke fra menyen for å sende ut med 14 dagers intervall.
Du kan velge om det skal lages en faktura eller en ordre. Faktura vil sendes ut med en gang den genereres, mens en ordre må behandles under Salg -> Ordre for å sendes ut eller overføres til faktura.
Avtaledato vil ha en påvirkning på fakturaen om du benytter en prisfaktor som ikke er fast, se mer om dette lenger ned. Bruker du fast prisfaktor vil ikke avtaledato ha noen påvirkning.
Neste fakturadato: neste dato det skal sendes ut en faktura
Sluttdato kan brukes for å automatisk avslutte den gjentakende fakturaen. Når sluttdatoen er nådd vil den bli satt til inaktiv. Dersom du ikke ønsker at trekket skal stoppe automatisk lar du feltet stå blankt.
Maks antall har samme funksjon som sluttdato, men teller antall genererte faktura istedet for å se på en bestemt sluttdato.
Klargjøringsdager kan stå blankt, men om du ønsker at fakturaen skal bli generert og sendt ut x antall dager før fakturadatoen kan du fylle ut dette feltet. Fakturaen blir sendt til ut til kunden når den blir generert.
Ingen kredittdager vil sette forfallsdato og fakturadato likt på fakturaen, og vil overstyre eventuelle betalingsbetingelser du har satt opp under Betingelser og levering. Dette valget brukes gjerne i kombinasjon med klargjøringsdager. Se eksempel her.

Utsending av fakturaen vil skje etter utsendingsplanen som er satt opp. I Komplett har du mulighet til å tilpasse dette, mens Pluss må følge standard utsendingsplan.
Standard utsendingsplan prioriterer EHF eller Vipps først om dette er mulig, og om dette ikke er tilgjengelig vil fakturaen bli sendt ut på e-post. Hvis dette heller ikke er tilgjengelig vil du få en e-post om at fakturaen er generert, men utsendingen har feilet. Da kan du legge inn informasjon på kunden for å kunne sende på nytt eller skrive ut fakturaen og sende den i posten.

Når du oppretter en gjentakende faktura vil du kunne se hvilke metoder for utsending som er tilgjengelig for kunden. I eksempelet under er både EHF og e-post tilgjengelig for bedriftskunden, og da vil EHF bli prioritert. For privatpersonen vil Vipps bli prioritert før e-post. Det kan en fordel å sørge for at minst én av utsendingsmetodene er tilgjengelig på kunden i form av en grønn boks som vist på bildet slik at du slipper å følge opp manuelt i etterkant.


Husk å lagre og aktivere for å for å gjøre den gjentakende fakturaen aktiv.

Du kan se en logg over alle utsendte faktura ved å gå på Salg-> Gjentakende faktura og klikke på de tre prikkene til høyre for den repetisjonen du trenger mer informasjon om. Alle genererte faktura legger seg inn i fakturalisten under Salg -> Faktura.

Endre på en gjentakende faktura.
Klikk på Nr til den gjentakende fakturaen du ønsker å endre på
Legg inn ønskede endringer
Klikk på lagre

Deaktivere gjentakende faktura
Klikk på Nr til den gjentakende fakturaen du ønsker å endre på
Klikk på pilen ved siden av “lagre”-knappen oppe til høyre
Velg deaktiver.

Dersom du deaktiverer ved en feil eller ønsker å aktivere en gjentakende faktura som er deaktivert så kan du gå på samme sted for aktivere den.

Priskilde og prisfaktor

Når du legger til en produktlinje får du to nye kolonner sammenlignet med når du oppretter en vanlig faktura, priskilde og prisfaktor.

Priskilde er hvor prisen på produktet skal hentes fra.
Fast: Prisen er fast på alle fremtidige fakturaer. Du må manuelt oppdatere den gjentakende fakturaen om du skal endre på prisen.
Produkt: Prisen følger prisen på produktet, og vil oppdatere seg automatisk i neste faktura etter en prisendring.

Prisfaktor er hvordan prisen på produktet skal beregnes.
Fast: Prisen er fast på hver faktura som leveres. Er prisen på en vare 100 kroner vil fakturaen være på kr 100 hver gang den generes.
Månedlig, ukentlig eller årlig: Prisen beregnes ut ifra valgt periode. Har du fast månedlig fakturering med prisfaktor på månedlig vil prisen være lik det som er lagt inn på varelinjen, men fakturaen vil genereres med datoer knyttet til produktet for å vise perioden fakturaen gjelder for. Legger du derimot opp månedlig fakturering med årlig prisfaktor vil den månedlige fakturaen være prisen på produktet fordelt ut på 12 måneder. Et produkt på kr 120 vil med årlig prisfaktor være kr 12 på en månedlig faktura.

Når man benytter prisfaktor vil første faktura tilpasse seg etter avtaledatoen som er valgt i oppsettet på den gjentakende fakturaen. Det betyr at avtaledato før første fakturadato vil gi etterfakturering for perioden frem til første fakturaperiode, mens en avtaledato etter første fakturadato vil gi en faktura for den delen i fakturaperioden som er etter avtaledatoen.

Om du er usikker på oppsettet kan du velge å generere til ordre første gang, så oppretter du fakturaen manuelt basert på ordren etter at du har kontrollert at den blir generert slik du ønsker.

Hopp over neste faktura

Om du ønsker å hoppe over neste faktura for en kunde kan du gå inn på den gjentakende fakturaen og velge Hopp over neste fra menyen øverst til høyre. Da vil neste fakturadato flyttes en periode frem.



Om dere har behov for å hoppe over en periode for flere gjentakende faktura samtidig, for eksempel om dere stenger for en periode, kan du merke dem i oversikten og velge Hopp over neste periode fra nedtrekksmenyen øverst til høyre. Da vil dato for neste faktura bli flyttet en periode frem for alle de merkede fakturaene.

Eksempler

Eksempel 1 Prisfaktor
Eksempel 2 Prisfaktor og avtaledato
Eksempel 3 Klargjøringsdager og ingen kredittdager

Eksempel 1 - Prisfaktor

Månedlig faktura den 1. i måneden med ulike varianter av prisfaktor

Dette er oppsettet for en gjentakende faktura hver måned hvor produkt nr. 4 koster kr 1 200. Eneste forskjellen på linjene er prisfaktoren.


Resultatet av den gjentakende fakturaen. Fast er konstant, månedlig samsvarer med fakturaperioden og har beholdt prisen, mens kvartalsvis er delt i 3 siden det er 3 måneder i et kvartal. Årlig er delt i 12 når det faktureres månedlig.

Et annet eksempel er en repeterende faktura hvert kvartal. Oppsettet er ellers det samme som over med en fast linje, en månedlig, en kvartalsvis og en årlig.

Fast prisfaktor følger fortsatt den faste prisen på kr 1 200 per faktura, men denne gangen er månedelig ganget opp med 3. Kvartalsvis prisfaktor sammenfaller nå med faktureringsperioden og får samme pris som produktet. Årlig prisfaktor er denne gangen delt i 4 etter 4 kvartaler. g

Eksempel 2 - Prisfaktor og avtaledato

Setter man en avtaledato som er før første faktura og samtidig benytter prisfaktor som ikke er fast vil perioden før første faktura bli etterfakturert.

Linjene på fakturaen vil se slik ut

Er avtaledatoen satt til etter første faktura vil hele perioden faktureres. Utsett dermed første fakturadato om du kun skal fakturere fra avtaletidspunktet.

Eksempel 3 - Klargjøringsdager og ingen kredittdager

Salg blir bokført på fakturadatoen, og en løsning for å bokføre salget i riktig periode kan være å benytte klargjøringsdager i kombinasjon med ingen kredittdager.

Du kan for eksempel sette opp en månedlig faktura den 1. i måneden. Velger du ingen kredittdager vil forfall på fakturaen være samme dag, og det er da klargjøringsdager kommer til nytte. Fyller du ut 14 klargjøringsdager vil fakturaen genereres og sendes 14 dager før fakturadatoen, slik at mottaker får 14 dager på å betale.

Oppdatert på: 24/08/2023